【发布部门】 安徽省科学技术厅 【发文字号】 科办[2014]13号
【发布日期】 2014.04.28 【实施日期】 2014.04.28
【时效性】 现行有效 【效力级别】 地方规范性文件
【法规类别】 档案
安徽省科学技术厅关于印发《安徽省科学技术厅档案管理办法》的通知
（科办〔2014〕13号）
机关各处室、直属各单位：
为规范厅内档案工作，进一步强化各门类档案管理，更好地服务创新驱动发展战略，现将《安徽省科学技术厅档案管理办法》印发给你们，请结合工作实际，认真贯彻执行。
附件：《安徽省科学技术厅档案管理办法》
安徽省科学技术厅
2014年4月28日
安徽省科学技术厅档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范安徽省科学技术厅（以下简称省科技厅）档案工作，进一步强化厅内各门类档案管理，更好地为全厅工作服务，依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《科学技术档案工作条例》、《安徽省档案条例》等有关规定，以及中央、省有关加强和改进新形势档案工作有关文件精神，结合省科技厅实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指省科技厅开展的各项工作和活动中形成的对党和国家、社会及省科技厅机关具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。
第三条 本办法适用于省科技厅机关各处室、直属各单位的档案工作。
第四条 省科技厅系统全体工作人员应明确档案工作的法律地位和法律责任，增强档案意识和依法治档观念。档案管理人员应树立无私奉献精神和开拓进取精神，不断加强自身修养，努力提高政治思想水平和业务能力。
第五条 省科技厅机关档案由分管厅长负责，各直属单位应明确一位负责人分管，将档案工作列入议事日程和各项计划，依法为档案管理提供必要的专用库房、仪器设备和足额经费；将数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。
第六条 省科技厅各处室应明确一名兼职档案员，负责本处室档案工作，省科技档案馆（以下简称“档案馆”）负责业务指导和档案集中统一管理。
第二章 省科技档案馆基本任务
第七条 省科技档案馆的基本任务是：
（一）贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规、方针政策，综合规划全厅档案工作。
（二）拟订省科技厅档案工作规章制度，并负责贯彻落实。
（三）负责收集、整理、鉴定、统计、保管省级科技计划项目、科技成果等科技业务档案和厅机关文书、财会、基建、声像、图片等各类档案及有关资料。
（四）编制档案检索工具，开展重要科技文件汇编、科技工作年报、各种专题目录、全宗指南、组织机构沿革、大事记等编研工作，开发档案信息资源。
（五）负责建设完善省科技厅数字档案馆，组织开展传统载体档案数字化加工和电子文件归档工作。
（六）开展档案的开放和利用工作。
（七）组织开展省科技厅系统档案人员的业务培训。
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。
（九）负责接收管理省科技厅机关撤销单位的全部档案。
（十）对省科技厅所属机构的档案工作进行监督和指导。
（十一）承担省科技厅、省档案局交办的其他工作。
第三章 文件材料的形成和归档
第八条 省科技厅机关在各项重要工作活动中形成的具有凭证、查考、保存价值的各门类和载体的文书材料和科研材料（包括收发文电及未经收发登记的各种文件材料），均应由承办部门在规定时间交档案馆集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第九条 归档范围
（一）省科技厅组织或委托组织的登记、鉴定以及获奖的省级以上科技成果档案。
（二）省科技厅或科技部立项，由省财政资金拨款支持的各类科技计划项目档案。
（三）省科技计划项目（课题）呈交的科技报告，包括：项目（课题）年度报告、中期报告及验收（结题）报告；项目（课题）实施过程中产生的实验（试验）报告、调研报告、工程报告、测试报告、评估报告等蕴含科研活动细节及基础数据的报告。
（四）本省申请并经中国专利局公告或授权的专利技术档案。
（五）上级机关有关科技方针政策、重大科技举措、重要科技会议、重大科技活动等形成的文件材料，以及省科技厅在党务、政务工作中形成的文书、会计、基建、声像档案。
（六）本省获国家级科技奖励，以及本省参加国家重要科技会议、重大科技活动、实施国家科技计划项目（课题）等形成的具有保存价值的文书、声像档案。
（七）本省（包括中央驻皖单位、外籍华人以及中国籍的外国人）优秀科技专家科研活动、生平材料。
（八）其它重大科技专题和重要科技活动的系列档案。
第十条 归档内容
各门类档案归档依据国家、省有关规定，由档案馆会同档案产生部门确定具体归档文件材料内容。
第十一条 归档时间
根据科技项目的进度和科技管理工作实际，可分为随时归档和定期归档两种。
（一）随时归档
1、科技成果奖励档案归档时间：在项目完成评审后3个月内由项目评奖部门移交给档案馆。
2、省科技计划项目（课题）呈交的科技报告以及财会、声像等档案归档时间：根据相关处室（单位）要求，不定时移交给档案馆。
（二）定期归档
1、省科技厅组织或委托组织鉴定的科研项目档案、成果登记档案归档时间：科研项目鉴定和成果登记工作结束后的次年初，由负责项目鉴定和成果登记的部门按年度移交给档案馆。
2、科技计划项目档案归档时间：每年1月中旬，档案馆主动协助机关各职能处室，清理和汇总上年已验收项目档案，并于1月底完成上年度归档计划项目档案的移交工作。
3、文书档案归档时间：省科技厅每年形成的文书档案，于次年一季度移交档案馆。
4.基本建设类文件应在项目竣工验收前归档。
5.会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案馆移交。
（三）特殊载体文件归档时间
1.声像、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。
2.电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
第十二条 归档要求
（一）省科技厅实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。各部门兼职档案人员应按照规定将文件收集齐全后向档案馆移交。
（二）归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存。
（三）归档的文件应为原件。
（四）非纸质文件应与其文字说明一并归档。
（五）移交归档必须办理档案移交手续，填写档案移交清册表，经移交、接收双方确认无误后，方可归档。
第四章 档案的整理与保管
第十三条 档案馆负责对归档的各类档案进行规范整理，保留一套完整的纸质档案，同时编制目录、简介、文摘等各种检索工具，组织开展数字化加工，分门别类建立档案数据库，便于及时查询、统计和利用。
第十四条 档案按全宗进行分类、组卷、排列和编目。
第十五条 接收进馆的档案，应按照其内容和载体的不同制定分类方案。分类保持前后一致，不能随意变动。
第十六条 省科技厅机关文书档案采用“年度-机构-保管期限”的分类方法。科技档案一般按“年度-专题（计划）-项目”的分类方法，以保持其内在联系。
第十七条 代字应统一使用汉字或汉语拼音字母，代号统一使用阿拉伯数字。
第十八条 底图、蓝图和文字材料的编号应统一。
第十九条 全宗内的案卷目录，应按时间顺序排列并编号，检索工具集中专柜保存，并在档案库房内绘制案卷存放示意图表。
第二十条 档案库房管理，必须做到防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防高温、防尘，并进行定期（每年1-2次）检查核对；非档案馆工作人员未经许可不得随意进入档案库房。
第五章 档案的利用与保密
第二十一条 省科技厅机关各处室（单位）需要利用本部门档案材料，可直接到档案馆办理调档手续；若需利用其它部门档案，须经立卷单位书面同意后方可查阅。
第二十二条 省科技厅以外单位和个人利用档案，必须持所在单位介绍信及省科技厅机关有关部门的介绍函件（注明利用目的和内容），其中涉密档案还须厅负责人审批后方可调阅。厅外单位人员一般不得借出档案，需要复印卷内文件时，档案馆视内容密级遵循相关规定处理。
第二十三条 查阅档案一般在档案馆内进行，需借出的案卷原则应于当日归还。
第二十四条 凡来档案馆调阅档案者，均须按规定办理利用手续，并填写《借阅档案登记表》，利用完毕后，由利用者如实填写《档案利用效果登记表》，并及时反馈档案馆。
第二十五条 档案利用者应确保档案的安全、保密和完整，不得转借、勾画、涂改、拆散、抽换和擅自复制。如需复制、摘录，须办理批准手续。
第六章 档案的统计与鉴定
第二十六条 应及时、准确地对档案的接收、移出、保管、利用、销毁以及档案设备等方面的情况进行登记、统计，并编制统计年报，定期汇总上报省档案局。
第二十七条 档案鉴定应成立鉴定小组，鉴定小组在省科技厅分管负责人领导下，由档案馆和有关业务处室（单位）共同组成。
第二十八条 定期做好档案鉴定工作，档案鉴定根据本单位档案保管期限表和有关保密规定进行。鉴定内容一般应包括：是否有保存价值；是否需要调整保管年限；是否需要调整档案密级。
第二十九条 对超过保管期限的档案，由档案鉴定小组提出存毁意见。
第三十条 销毁档案应登记造册，报省科技厅负责人批准后，由两人在指定地点监销。监销人应在销毁清单上签字，并注明年、月、日。销毁清单应立卷归档，永久保存。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第七章 附 则
第三十一条 一旦因人为因素，出现档案丢失、损毁和泄密等情形，将视情节轻重依《档案法》、《保密法》相关规定及《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号，2013年2月22日公布）予以处理。
第三十二条 本办法自发布之日起施行。
